Un des problèmes encore trop souvent rencontré dans de nombreuses PME ou TPE est le manque de clarté que ces dernières ont de leurs finances. La gestion des rentrées ou des dépenses à court ou long terme n’est pas toujours optimale.
Quelles en sont les causes ?
La plupart de ces petites et moyennes entreprises travaillent encore manuellement et traitent les factures d’achats ou de ventes de manière non-automatisée. Elles transmettent simplement les documents papiers à leur comptable et lui laissent gérer cela de son côté.
En découle alors un second problème : le manque de régularité dans l’encodage. Les factures d’achats et les extraits bancaires ne sont pas encodés de manière régulière. Certaines données sont encodées en interne, d’autres par le comptable. Il devient alors très difficile de s’y retrouver parmi les factures à payer, l’envoi des rappels de paiement vers les clients, etc… Le gérant n’est donc pas en mesure d’avoir une vue claire sur la situation.
Quelles solutions mettre en place pour améliorer cela ?
L’utilisation d’un logiciel de gestion d’entreprise comme Integral permet d’apporter une réponse au besoin de plus de clarté de l’entreprise. En plus de permettre un encodage plus aisé, il permet de mettre en place un véritable travail collaboratif avec le comptable.
Voici comment :
Un encodage régulier dans le logiciel permet de diminuer le temps réservé à ces tâches et de ne pas y passer plus de 30 minutes par jour. L’usage du logiciel est facile, après quelques heures de formation et notre accompagnement, le personnel ou le responsable est parfaitement en mesure de prendre sa gestion en mains. Votre comptable consacre dès lors moins de temps pour les encodages et peut mettre à profit le temps dont il dispose pour mieux analyser vos chiffres et jouer son rôle de conseiller fiscal.
Travailler avec Integral, c’est gérer vos données de manière méthodique, et cela commence dès la création de vos offres : vous pouvez les convertir en commande, note d’envoi ou facture. Vos données clients sont encodées, le document est créé une seule fois et le transfert en comptabilité se fait automatiquement. Ce sont donc déjà des factures que le comptable ne devra plus ré encoder. Vos factures peuvent ainsi partir directement par mail et il n’est plus nécessaire de les imprimer, elles sont automatiquement archivées, c’est encore un gain de temps et d’argent.
Grâce à Integral et à Codabox, vos extraits bancaires sont rapatriés tous les jours sans aucune intervention de votre part, vous pouvez facilement consulter la vue pdf et encoder les extraits des différentes banques. Les comptes clients et fournisseurs sont alors directement apurés.
Integral, une solution complète pour votre comptabilité et un merveilleux outil de collaboration avec votre comptable
En gérant vos factures de vente, d’achat et vos extraits bancaires via Integral, votre comptabilité est complète ! Vous avez la possibilité d’exploiter vos données, d’avoir une vue claire sur le solde des comptes et lancer les paiements de factures fournisseurs. Vous pouvez également utiliser le module de rappel de paiements pour envoyer des relances aux clients, consulter le tableau de bord pour avoir une vue complète sur l’état des finances, les sommes échues et à recevoir, et même planifier en fonction du carnet de commandes.
De son côté, votre comptable peut accéder à vos données qui sont hébergées, consulter si nécessaire les factures de vente archivées et les factures d’achat qui on étés scannées, pour corriger d’éventuelles erreurs et déclencher l’envoi de votre déclaration de tva. Tout est plus simple, plus rapide, et il y a moins de risques d’erreur.
De plus, vous pouvez accéder à Integral de n’importe où ! Etant donné que toutes les données sont archivées et scannées, vous accéder à tout moment à toute l’information , même en cas de télétravail. Vous éliminez ainsi complètement votre dépendance aux fardes qui s’accumulaient dans les armoires, vous gagnez en efficacité, en productivité et vous avez plus de temps à vous consacrer à vos affaires.
Plus d’infos sur le logiciel Integral ? Seules quelques étapes suffisent :
TIP Group est l’éditeur du logiciel de gestion d’entreprise Integral. Le programme est distribué sous forme d’un abonnement mensuel. La formation est réalisée en nos bureaux ou sur site. L’investissement est faible : un ordinateur, un appareil multifonctions pour scanner vos documents, une adresse mail pour la réception des factures fournisseurs, une adresse mail pour l’envoi des factures vers les clients, un abonnement Codabox pour la collecte des extraits bancaires, et la mise en relation avec l’un de nos comptables partenaires.
Votre comptable n’utilise pas Integral ? Nous nous chargeons de le contacter avec plaisir afin de lui permettre de connaitre notre outil.